10 tips voor een effectieve samenwerking in WordPress
Als je website goed groeit, vragen updates en onderhoud in WordPress al snel om meer dan één persoon. Dat is geen probleem. Een standaardinstallatie bevat genoeg gereedschap om in teamverband te werken. Maar samenwerken aan één website brengt ook uitdagingen met zich mee. Hier zijn 10 tips voor een effectieve samenwerking in WordPress.
Samenwerken met WordPress
WordPress is het meestgebruikte CMS in de wereld. Het platform is flexibel en makkelijk uit te breiden en als kers(en) op de taart komen daar uitgebreide community-ondersteuning en uitstekende documentatie bij. Voor samenwerking zijn er ingebouwde opties die je kunt uitbreiden met extra plugins en add-ons.
Maar samen één website onderhouden vraagt niet alleen om gereedschap. Voor een soepele samenwerking heb je duidelijke afspraken, slimme instellingen en goede beveiliging nodig. Dat doe je niet omdat je elkaar niet vertrouwt, maar om fouten te voorkomen en risico’s te beperken. Minstens zo belangrijk is het gebruiksgemak. Als je vastlegt wie wat doet, en dat ondersteunt met de juiste middelen, werkt iedereen sneller en soepeler.
10 samenwerkingstips voor WordPress
Wil jij effectiever samenwerken aan het updaten en onderhouden van een WordPress-website? Begin dan met deze 10 tips.
- Maak duidelijke beheerafspraken
- Werk met gebruikersrollen
- Gebruik een staging-omgeving
- Werk met versiebeheer en een changelog
- Gebruik SSH-sleutels en tweefactorauthenticatie
- Maak werkafspraken voor content
- Stel revisiegeschiedenis bewust in
- Automatiseer back-ups en test ze
- Maak communicatieafspraken
- Plan vaste evaluatiemomenten
1. Maak duidelijke beheerafspraken
Als je overgaat van solobeheer naar werken in teamverband, veranderen sommige goede gewoontes ineens in een probleem. Je kan niet zo maar thema’s aanpassen en plugins wijzigen; en al helemaal niet onaangekondigd op ‘alles updaten’ klikken. Beheer moet je vooraf doorspreken zodat je verantwoordelijkheden vast kunt leggen en iedereen met updates rekening kan houden.
Als je beheerafspraken maakt, leg ze dan gelijk ook vast. Dat hoeft niet in een formeel boekwerk; een korte e-mail of een gedeeld document is meer dan goed genoeg. Iedereen kan dan daar zien wat er is afgesproken. Dit overzicht helpt ook bij het instellen van gebruikersrollen bij tip 2 en is een goed uitgangspunt als je bij tip 4 met versiebeheer en een changelog aan de slag gaat.
2. Werk met gebruikersrollen
Als je iedereen een beheeraccount geeft, vraag je om problemen. Voorkom dit met de ingebouwde gebruikersrollen van WordPress. Hiermee geef je mensen alleen toegang tot wat ze daadwerkelijk nodig hebben. Houd de copywriter die blogartikelen plaatst weg bij pluginbeheer en zorg dat de ontwikkelaar die de thema-instellingen beheert geen redactie gaat voeren. Dat voorkomt dat ze per ongeluk iets stuk maken waar ze niet aan hadden hoeven zitten.
Beperkte rechten verkleinen niet alleen de kans op onbedoelde wijzigingen, maar ook het aanvalsoppervlak. Als een account met beperkte rechten wordt gehackt is dat een stuk minder schadelijk dan een gehackte beheeraccount. Stel de rollen vanaf het begin van de samenwerking in. Dat voorkomt dat mensen slechte gewoonten (en verwachtingen) ontwikkelen. Houd accounts actief bij. Stopt de samenwerking? Verwijder dan ook de toegang.
3. Gebruik een staging-omgeving
Rechtstreeks werken op je productieomgeving is vragen om uitval. Gebruik voor ingrijpende wijzigingen zoals thema-updates, nieuwe plugins, aanpassingen aan de databasestructuur en maatwerk aan functies en templates altijd een staging-omgeving. Dat houdt de productieomgeving stabiel, schoon en bereikbaar.
Voor een gestructureerde workflow kun je staging combineren met versiebeheer. Met WP-CLI automatiseer je de synchronisatie tussen omgevingen. Voeg daar een Git-gebaseerde deploymentworkflow aan toe om volledige controle te houden over wat er wanneer in de productieomgeving terechtkomt.
4. Werk met versiebeheer en een changelog
Gebruik de afspraken die je hebt vastgelegd bij tip 1 als uitgangspunt voor een beheerdersdocument waarin je de inrichting van je site beschrijft. Dit document is goud waard als je met nieuwe mensen gaat samenwerken of als iemand tijdelijk een deel van het beheer moet overnemen. Vul deze werkwijze aan met versiebeheer en een changelog.
Zet Git in voor versiebeheer van je thema en maatwerkconfiguraties en gebruik de commit-geschiedenis als changelog. Dat geeft je overzicht op elke wijziging aan de productieomgeving. Combineer dit met afspraken over commitberichten en branchingstrategie. Zelfs een eenvoudige conventie zoals het scheiden van feature-, fix- en release-branches maakt de samenwerking een stuk voorspelbaarder.
5. Gebruik SSH-sleutels en tweefactorauthenticatie
Wachtwoorden delen via WhatsApp, e-mail of Teams is een slechte gewoonte die vroeg of laat tot problemen leidt. Een gedeelde wachtwoordkluis is veiliger omdat het de wachtwoorden voor de omgeving loskoppelt van die van de gebruikers. Wil je nog een stap verder gaan? Gebruik dan SSH-sleutels voor servertoegang en schakel tweefactorauthenticatie in voor alle WordPress-accounts met verhoogde rechten. Dat verkleint je aanvalsoppervlak aanzienlijk; zelfs als er een wachtwoord uitlekt.
Voor gedeelde service-accounts of API-sleutels waarvoor geen SSH-alternatief beschikbaar is, kom je niet om een gedeelde wachtwoordkluis zoals die van Bitwarden of 1Password heen. Zet in jouw kluis de teamaccount aan zodat je inloggegevens veilig deelt met iedereen die toegang nodig heeft. Stopt de samenwerking? Dan verwijder je de toegang van die persoon in één klik, zonder dat je wachtwoorden hoeft te vernieuwen.
6. Maak werkafspraken voor content
Wie levert teksten aan en werken jullie met Markdown, een Word-document of direct in WordPress? Wie is verantwoordelijk voor het plaatsen en opmaken van de content? Werkafspraken over content zijn minstens zo belangrijk als beheerafspraken. Je voorkomt er fouten mee en verliest minder tijd aan heen-en-weer mailen over wie nu wat moet doen.
Net als de beheerafspraken leg je de contentworkflow vast in een gedeeld document of wiki. Door content los te koppelen van beheer houd je deze twee rollen gescheiden. Dat houdt beide documenten overzichtelijker. Voor een contentworkflow volstaat gemiddeld genomen een eenvoudige checklist met de stappen tussen aanlevering en publicatie.
7. Stel revisiegeschiedenis bewust in
WordPress slaat standaard onbeperkt revisies op van alles wat je in de editor bewerkt. Dat is handig als je een fout wilt terugdraaien, maar belast op termijn de database. Stel in wp-config.php een redelijke limiet in via WP_POST_REVISIONS. Een waarde tussen de 5 en 10 is voor de meeste situaties meer dan genoeg.
Revisies maken het eenvoudig om ongewenste wijzigingen terug te draaien zonder de hele site te hoeven herstellen. Maar dat gemak heeft een keerzijde als meerdere mensen aan dezelfde omgeving werken. Maak daarom afspraken over wie revisies mag terugzetten en onder welke omstandigheden. Je wilt niet dat iemand bij het herstellen van een kleine fout per ongeluk ook recente wijzigingen van een ander ongedaan maakt.
8. Automatiseer back-ups en test ze
Revisies zijn handig voor kleine correcties, maar bieden geen uitkomst als het echt helemaal misgaat. Bij een plugin-conflict, hack of mislukte update heb je een volledige back-up nodig.
Een plugin voor back-ups is aan te raden, maar voor een productieomgeving wil je zeker ook back-ups op serverniveau. Die regel je via snapshots in je hostingomgeving. Vul dit aan met off-site opslag zodat je zelfs bij grote rampen niet met lege handen staat.
Back-ups automatiseren is het halve werk. Pas als je ze hebt getest ben je klaar. Helemaal klaar? Zeker niet. Back-ups maken is een doorlopend proces. Plan een vast moment per kwartaal om een restore te draaien in een geïsoleerde omgeving. Dan heb je zekerheid als er iets misgaat.
9. Maak communicatieafspraken
Spreek af via welk kanaal je met elkaar overlegt en wijk daar niet van af. Dat voorkomt dat verzoeken en beslissingen versnipperd raken over e-mail, Slack en Teams.
Spreek ook af hoe je wijzigingen van development naar productie communiceert. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een review-, akkoord-, deployprocedure volstaat voor de meeste situaties. Is de website complex genoeg om het te rechtvaardigen? Overweeg dan een geautomatiseerde CI/CD-pipeline. Voorspelbaarheid is het doel: iedereen kan elkaar vinden en weet hoe en wanneer wijzigingen live gaan.
10. Plan vaste evaluatiemomenten
Elke samenwerking produceert vroeg of laat kleine ergernissen zoals een vergeten afspraak, verkeerd gecommuniceerde wijziging of een procedure die in de praktijk niet werkt. Zeker als je op afstand samenwerkt aan een gedeelde omgeving, is de kans groot dat dit soort irritaties onopgemerkt uitgroeien tot grotere problemen.
Plan vaste evaluatiemomenten om problemen te voorkomen. Ga eens per maand of kwartaal even met elkaar in gesprek over wat er goed gaat en wat beter kan. Kloppen de beheerafspraken nog met de praktijk? Werkt de deploymentprocedure zoals bedoeld? Zijn er beveiligingsrisico's die aandacht verdienen? Een halfuur met een vaste agenda en een paar terugkerende vragen is genoeg om de samenwerking scherp te houden.
Wil je nog effectiever samenwerken in WordPress?
Hoe effectief werk jij samen in jouw WordPress-omgeving? Met deze tien tips gaat alles nog een stuk soepeler. Heb je desondanks het gevoel dat het nóg beter kan? Dan mis je wellicht de ondersteuning van een uitstekende webhost. Benieuwd naar wat er allemaal mogelijk is? Kijk hier naar ons hostingaanbod.
Bedankt voor het toelichten!