Webshop beginnen

Wat ga je verkopen?

Een webshop beginnen, start daarom met de vraag: wat ga je verkopen en wie zijn je klanten? Wat je verkoopt - jouw product - kan een fysiek product zijn, maar ook een dienst, abonnement, toegangskaart of digitale download. Een webshop starten waarin je diensten, abonnementen of digitale producten verkoopt wijkt hier en daar af van een webwinkel waarin fysieke producten liggen. Om overzicht te houden, focussen we in dit stappenplan ‘webshop beginnen’ op fysieke producten.

Aan wie ga je verkopen?

Aan welke klanten verwacht jij je producten te verkopen? Begin je een schoenenwinkel voor tieners of ga je een schoenen-webshop maken voor leden van de Rotary? Afhankelijk van je doelgroep ziet jouw winkel er anders uit en heb je een ander assortiment. Je kan jouw doelgroep zo gedetailleerd maken als je wilt (bootschoenen voor mensen met een zwarte catamaran zeilboot) of juist de breedte ingaan (schoenen in alle soorten en maten).

Verschil B2B- en B2C-webshop

Als het op de doelgroep voor jouw webshop aankomt, is de belangrijkste overweging of je B2B of een B2C gaat verkopen. Verkoop je alleen aan bedrijven, dan ben je B2B (Business to Business). Ga je aan particulieren leveren? Dan is jouw webshop B2C (Business to Consumer). Dit is niet alleen relevant voor je marketing, maar ook voor de regelgeving die voor jouw winkel geldt. Voor leveringen aan particulieren gelden andere regels (bijvoorbeeld bedenkrecht) dan voor bedrijven en ga zo maar door.

Inschrijven bij KvK en belastingdienst

Is jouw webshop een bedrijf, of zie je het meer als een hobby? Als je meer geld verdient aan je webshop dan het je kost, zullen zowel de Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst je waarschijnlijk gaan zien als bedrijf. Dat betekent dat je BTW moet gaan vragen en afdragen en dat je je aan een aantal andere regels moet houden. Begin je webshop altijd met een bezoek aan de site van de KVK. Vanaf daar kun je ook de eerste stappen richting de Belastingdienst zetten.

Zakelijke bankrekeningen openen

Een zakelijke bankrekening is niet verplicht, maar wel heel handig. Hiermee hou je jouw zakelijke en privétransacties gescheiden. Dat maakt je zakelijke administratie overzichtelijker. Je voorkomt ook dat een accountant of boekhouder al jouw privétransacties moet doornemen om je zakelijke boekhouding te controleren. Dat geeft je meer privacy en scheelt in het aantal uren waar je de boekhouder voor moet compenseren.

Administratie opzetten

Om bij te houden hoe goed je winkel loopt, en om aangifte te doen bij de Belastingdienst, moet je een boekhouding bijhouden. Je kan natuurlijk beginnen met een Excelsheet, maar je maakt het jezelf een stuk makkelijker door direct met een boekhoudoplossing te gaan werken. Neem als je ruimte in je budget hebt bij voorkeur direct een boekhouder of accountant in de arm. Een professional helpt je een correcte boekhouding opzetten, kan advies geven over boekhoudsoftware en zorgt dat je vanaf de eerste verkoop alles goed registreert.

Verzekeringen nalopen

Je mag als ondernemer behoorlijk wat risico nemen, maar of je dat ook wilt is een tweede. Loop vooraf na welke risico’s je kunt dragen. Als je iets niet kunt dragen, is verzekeren aan te raden. Ga je bijvoorbeeld een kostbare voorraad aanleggen? Kijk dan naar een inventaris- en goederenverzekering. Ga na of je een zakelijke rechtsbijstandverzekering voor zakelijke geschillen nodig hebt, en kijk of een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor jouw bedrijf verstandig is. Een verzekeringsadviseur kan je bij deze beslissingen helpen.

Kijk of jouw gemeente een webshop starten toelaat

Controleer of een webshop starten is toegestaan op de locatie die je voor ogen hebt. Bij de huur van een commerciële ruimte zal die informatie in je huurcontract zijn opgenomen. Wil je jouw webshop starten vanuit je woonhuis? Dat zijn er heel wat vragen die je vooraf moet beantwoorden. Mag het binnen het omgevingsplan van de gemeente? Heb je toestemming van je huurder of hypotheekverstrekker? Ga zo maar door. 

E-commerce platform

Om bezoekers van je site producten te laten winkelen, heb je een e-commerce platform nodig. Een voorbeeld daarvan is de WooCommerce plug-in voor WordPress. Kies een host die het e-commerce platform dat jij wilt gebruiken ondersteunt.

Voorraadbeheer

De meeste e-commerceplatformen hebben een voorraadbeheermodule waarmee je klanten voorraadinformatie geeft. Die kun je ook voor je eigen administratie inzetten. Voor beheer van complexe assortimenten, grote verkoopvolumes of bijzondere verkoopopties (voorverkoop, nabestellen en dergelijke), kan het verstandig zijn om met een speciale voorraadbeheer-oplossing te werken. Dat kan een plug-in voor je webwinkel zijn, of een koppeling met een ERP-systeem.

Bezorgdienst

Je kunt zelf de verzending van jouw producten verzorgen, of een bezorgdienst inschakelen en je dit werk uit handen laten nemen. Afhankelijk van de dienst die je kiest, kan jouw webshop verzendopties bieden, verzendlabels maken, track&trace regelen en retourzendingen automatiseren.

Betaalprovider

Online betalingen uitvoeren vraagt om expertise en extra beveiliging. Het is verstandig om dit uit te besteden aan een betaalprovider. Die verzorgt de betalingen in jouw webshop, beveiligt de transacties en stort uiteindelijk het geld naar jouw rekening. Afhankelijk van de betaalprovider kun je extra diensten zoals administratieve ondersteuning aan deze basisfunctionaliteit toevoegen.

API-koppeling voor administratie

Jouw e-commerceplatform houdt (naast de voorraad) ook een eenvoudige administratie voor je bij. Zet je boekhoudsoftware in, dan wil je de cijfers uit jouw webshop eenvoudig over kunnen zetten naar je boekhouding. Ga vooraf na of er voor jouw e-commerce platform een koppeling naar je administratie beschikbaar is.

Producten en specificaties instellen

Als de webwinkel is ingericht, kun je producten in de webshop plaatsen. Je kunt vanuit je e-commerceplatform met de hand producten toevoegen en daar specificaties bij opgeven. Voor winkels met een groter assortiment wordt dit al snel bewerkelijk. De meeste webshops gebruiken daarom een plug-in om producten te beheren. Voor grote of complexe assortimenten kan een PIM-oplossing (Product Information Management) uitkomst bieden.

Verzendopties bepalen en retourzendingen regelen

Zorg dat je verzendopties goed zijn ingesteld en controleer daarbij ook of je retourzendingen werken en aan de regels voor webshops voldoen. Gebruik je een bezorgdienst, dan stel je bij deze tussenstap de opties die je wilt aanbieden in. Regel je verzendingen en retouren zelf? Dan heb je bij deze stap extra werk.

Facturatie en administratie

Bedrijven moeten een factuur sturen als ze een product of dienst leveren. Of je nu B2B of B2C werkt, de klanten van jouw webshop moeten een factuur ontvangen en jij moet die in je administratie opnemen. Controleer of jouw webshop facturen maakt en verzendt. Als dat niet het geval is, kun je dit meestal met een plug-in regelen. Zorg gelijk dat de facturen ook in je administratie worden opgenomen. 

AVG en privacyverklaring

Webshops hebben persoonsgegevens nodig (op zijn minst het bezorgadres voor bestellingen). Daarom moet je scherp op de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) letten. Je mag niet zomaar alles aan je klanten vragen, moet duidelijk zijn over de gegevens die je verzamelt én hoe je ze gebruikt. Ga je een webshop maken? Voeg dan een privacyverklaring of privacystatement toe en loop gelijk na of je helemaal aan de eisen van de AVG voldoet.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar wel verstandig. Hierin leg je de kleine lettertjes van de koopovereenkomst die jouw klanten met je aangaan vast. Je kunt bijvoorbeeld leveringsvoorwaarden stellen, garantiebepalingen opnemen of de aansprakelijkheid vastleggen. Algemene voorwaarden zijn niet automatisch rechtsgeldig. Het is verstandig om ze door een jurist op te laten stellen (of te laten controleren), daarmee voorkom je dat je pas problemen ontdekt dat jouw voorwaarden ongeldig zijn.